Comment organiser un séminaire hybride ?
Avec le développement du télétravail, la dispersion géographique des équipes et une prise de conscience écologique croissante, les séminaires hybrides sont de plus en plus pris en compte dans les décisions des entreprises.
Flexibles, accessibles et durables, ils répondent aux nouvelles attentes professionnelles.
Mais comment organiser un séminaire hybride efficace, qui engage aussi bien les participants sur place que ceux à distance ?
Voici nos conseils pour faire de votre prochain événement un véritable succès.
Qu‘est-ce qu’un séminaire hybride ?
Un séminaire hybride est un événement professionnel qui combine une présence physique (en présentiel) et une participation à distance (en ligne). Les participants peuvent ainsi choisir leur mode de participation en fonction de leur emploi du temps, de leur localisation ou de leurs contraintes personnelles.
Ce format permet une retransmission en direct de l’événement via une plateforme digitale, avec des outils d’interaction pour maintenir l’engagement du public connecté : sondages, questions en direct, salles virtuelles de discussion…
Pourquoi organiser un séminaire hybride ?
Le séminaire hybride permet d’élargir votre audience sans pour autant augmenter vos coûts logistiques. Il offre une grande flexibilité à vos participants tout en véhiculant une image d’entreprise innovante et responsable.
Les avantages
- Se libérer des contraintes de capacité d’accueil et des distances géographiques des participants ;
- Diminuer l’empreinte carbone de l’événement ;
- Réduire les coûts liés aux déplacements et à l’hébergement ;
- Offrir une expérience inclusive et accessible à tous.
Comment organiser un séminaire hybride réussi ?
Étape 1 : Commencez par les bases d’un séminaire classique
Un séminaire hybride reste avant tout un événement d’entreprise : objectifs, budget, lieu, logistique, intervenants…
Lire aussi : comment organiser un séminaire d’entreprise en 2025 ?
Étape 2 : Choisissez la plateforme digitale fiable et adaptée
Optez pour une solution technique sécurisée et fluide, en fonction de vos besoins.
Testez la plateforme en amont avec vos équipes.
Étape 3 : Préparer les intervenants aux spécificités du format hybride
Parlez leur caméra, rythme, micro-cravate…
La prise de parole en événement hybride est différente : les intervenants doivent capter l’attention à la fois des personnes présentes dans la salle et des participants à distance.
Étape 4 : Créer de l’interactivité avec les participants à distance
Ce n’est pas parce qu’ils sont derrière leurs écrans qu’ils ne souhaitent pas prendre entièrement part à l’événement.
Stimulez la participation en ligne avec : des sondages en temps réel, des quizz ou défis interactifs…
Étape 5 : Anticipez les aléas techniques et préparez un plan B !
Une panne technique est trop vite arrivée : Une coupure de micro ou de connexion, un son qui disparaît…
Prévoyez un backup: ligne de secours, matériel en double, technicien dédié.
Étape 6 : Faire appel à une agence événementielle spécialisée
Organiser un événement hybride demande des compétences spécifiques en gestion technique, coordination logistique et animation.
Des moindres détails, au grandes contraintes, Mars Events saura vous accompagner dans l’organisation d’un événement hybride.
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